Odpowiedzialne przetwarzanie danych w Wonderstar s. r. o.

1. Wprowadzenie do Polityki Prywatności

Niniejsza polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania, przechowywania i ochrony danych osobowych powierzanych naszej agencji eventowej Wonderstar s. r. o. w związku z korzystaniem z serwisu internetowego dostępnego pod adresem https://eventavento.com/, a także w związku z realizacją usług organizacji wydarzeń, konsultacji oraz przygotowywania ofert.

Dokument ma na celu zapewnienie przejrzystości procesów przetwarzania danych osobowych oraz poinformowanie użytkowników o przysługujących im prawach zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO).

Nasza działalność koncentruje się na kompleksowej organizacji i produkcji wydarzeń premium, takich jak gale, wieczory tematyczne, eventy korporacyjne i programy integracyjne. Serwis nie służy do świadczenia usług hazardowych ani gier losowych online, a wszystkie dane osobowe wykorzystywane są wyłącznie w związku z legalną działalnością eventową.

2. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Wonderstar s. r. o. – profesjonalna agencja eventowa specjalizująca się w organizacji wydarzeń w Polsce, działająca na terenie Rzeczypospolitej Polskiej.

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można skontaktować się z nami za pośrednictwem:

• formularza kontaktowego dostępnego na stronie /contact-us/,
• adresu e-mail wskazanego w sekcji kontaktowej serwisu,
• danych teleadresowych przedstawionych na stronie konsultacyjnej /consultation/.

Administrator danych odpowiada za zapewnienie zgodności procesów przetwarzania z obowiązującymi przepisami, w tym za wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych chroniących dane osobowe.

3. Zakres zbieranych danych osobowych

Zakres gromadzonych przez nas danych osobowych zależy od sposobu, w jaki użytkownik korzysta z serwisu oraz z naszych usług eventowych. Co do zasady przetwarzamy następujące kategorie danych:

• dane identyfikacyjne: imię i nazwisko, nazwa firmy, stanowisko służbowe,
• dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu, ewentualnie adres korespondencyjny,
• dane dotyczące organizowanego wydarzenia: typ wydarzenia, przybliżony budżet, liczba uczestników, preferowana lokalizacja, termin, zakres oczekiwanych usług oraz inne informacje przekazywane dobrowolnie w formularzu lub podczas konsultacji,
• dane niezbędne do rozliczeń: dane do faktury i rozliczeń księgowych, jeżeli dojdzie do zawarcia umowy,
• dane techniczne i eksploatacyjne: adres IP, identyfikatory plików cookies, dane dotyczące urządzenia, przeglądarki, systemu operacyjnego, statystyki dotyczące korzystania ze strony (np. odwiedzane podstrony, czas spędzony w serwisie),
• dane marketingowe: preferencje dotyczące otrzymywania informacji handlowych, historia interakcji z wysyłanymi komunikatami.

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale w niektórych przypadkach może być niezbędne do udzielenia odpowiedzi na zapytanie, przygotowania oferty, zawarcia umowy lub realizacji wydarzenia.

4. Cele przetwarzania danych

Dane osobowe są przetwarzane przez Wonderstar s. r. o. wyłącznie w jasno określonych, zgodnych z prawem celach, w szczególności w celu:

• Obsługi zapytań przesyłanych przez formularze i kanały kontaktowe – w tym udzielania odpowiedzi na przesłane pytania, doprecyzowania wymagań dotyczących wydarzenia oraz przedstawienia możliwych scenariuszy realizacji eventu.
• Umawiania konsultacji – planowania spotkań online i offline, rozmów konsultacyjnych oraz prezentacji ofertowych związanych z organizacją wydarzeń, w tym poprzez podstrony /consultation/ oraz /contact-us/.
• Przygotowywania wycen i ofert współpracy – tworzenia spersonalizowanych propozycji pakietów eventowych, z wykorzystaniem informacji o planowanym wydarzeniu oraz preferencjach klienta opisanych m.in. na stronie /packages/.
• Realizacji zawartych umów – organizacji wydarzenia, komunikacji operacyjnej z klientem, koordynacji podwykonawców, rozliczeń finansowych, a także obsługi posprzedażowej i ewaluacji zrealizowanych projektów.
• Prezentacji portfolio i case studies – po uzyskaniu odpowiednich zgód, wybrane informacje mogą być wykorzystane do prezentacji zrealizowanych wydarzeń na stronie /portfolio/ lub w komunikacji marketingowej, z zachowaniem zasad minimalizacji danych.
• Marketingu bezpośredniego – przesyłania informacji o nowych usługach, pakietach eventowych, inspiracjach oraz aktualnościach związanych z działalnością Wonderstar s. r. o., w tym poprzez newsletter oraz działania prowadzone z wykorzystaniem strony /blog/, o ile użytkownik wyrazi na to wymaganą zgodę lub zachodzi uzasadniony interes administratora.
• Analizy i doskonalenia usług – prowadzenia statystyk i analiz dotyczących korzystania z serwisu, optymalizacji treści (np. opisów usług na /services/ oraz /about/) oraz poprawy doświadczenia użytkownika.
• Realizacji obowiązków prawnych – wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego, rachunkowego oraz przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.
• Dochodzenia lub obrony roszczeń – ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami związanymi z realizacją usług eventowych.

Dane nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołującego skutki prawne wobec użytkowników ani do profilowania w rozumieniu RODO, poza standardową segmentacją marketingową opartą na udzielonych zgodach lub uzasadnionym interesie.

5. Podstawy prawne przetwarzania

Przetwarzanie danych osobowych przez Wonderstar s. r. o. odbywa się na podstawie następujących przesłanek prawnych określonych w RODO:

• Zgoda użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – w odniesieniu do przetwarzania danych w celach marketingu bezpośredniego drogą elektroniczną (np. newsletter, wysyłka informacji handlowych) oraz w przypadkach, w których wymagają tego przepisy szczególne.
• Niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) – w szczególności przy obsłudze zapytań, przygotowywaniu ofert, rezerwacji terminu wydarzenia, podpisywaniu umów i realizacji projektów eventowych.
• Wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – m.in. w zakresie obowiązków podatkowych, rachunkowych oraz obowiązków wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych.
• Prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – obejmujący w szczególności: kontakt bieżący z klientami B2B, wewnętrzne cele administracyjne, zabezpieczenie roszczeń, prowadzenie analityki biznesowej, a także marketing bezpośredni usług Wonderstar s. r. o. kierowany do obecnych klientów, o ile nie sprzeciwia się temu ich prawnie uzasadniony interes lub wyrażony sprzeciw.

W każdym przypadku, w którym podstawą przetwarzania jest zgoda, użytkownik ma prawo w dowolnym momencie ją wycofać, co pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

6. Odbiorcy danych osobowych

Dostęp do danych osobowych mają wyłącznie upoważnione osoby współpracujące z Wonderstar s. r. o., którym powierzono realizację określonych czynności w ramach organizacji wydarzeń lub obsługi serwisu. Dane mogą być ujawniane następującym kategoriom odbiorców:

• podwykonawcom zaangażowanym w realizację wydarzenia, takim jak dostawcy techniki scenicznej, oświetlenia, nagłośnienia, cateringu, dekoracji czy prowadzący wydarzenie – wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji ustalonych z klientem usług,
• dostawcom usług IT i hostingu, systemów mailingowych, narzędzi analitycznych i platform komunikacyjnych, którzy przetwarzają dane na podstawie odpowiednich umów powierzenia przetwarzania danych,
• biurom rachunkowym, doradcom prawnym i podatkowym, jeśli jest to konieczne do prowadzenia dokumentacji księgowej, obsługi rozliczeń i ochrony prawnej Wonderstar s. r. o.,
• organom publicznym i instytucjom uprawnionym na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa (np. sądy, organy ścigania), wyłącznie w zakresie wymaganym przepisami.

Dane osobowe co do zasady nie są przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy). Jeżeli w wyjątkowych sytuacjach doszłoby do takiego transferu, będzie on realizowany wyłącznie przy zastosowaniu odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w RODO.

7. Przechowywanie i okres retencji danych

Okres przechowywania danych osobowych jest uzależniony od celu, w jakim dane są przetwarzane, oraz od wymogów przepisów prawa. Przyjmujemy następujące ogólne zasady:

• dane związane z zapytaniami ofertowymi i korespondencją są przechowywane przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi i prowadzenia komunikacji, a następnie przez okres maksymalnie 24 miesięcy w celu zapewnienia ciągłości kontaktu i historii ustaleń,
• dane przetwarzane w związku z zawarciem i realizacją umowy są przechowywane przez czas trwania współpracy, a następnie przez okres przedawnienia potencjalnych roszczeń oraz przez czas wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego,
• dane przetwarzane na podstawie zgody w celach marketingowych są przechowywane do momentu wycofania zgody, zgłoszenia sprzeciwu lub żądania usunięcia danych,
• dane przetwarzane na podstawie uzasadnionego interesu administratora są przechowywane do czasu skutecznego zgłoszenia sprzeciwu lub do czasu realizacji tego interesu, nie dłużej jednak niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania.

Po upływie wyżej wymienionych okresów dane są usuwane lub poddawane anonimizacji w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby, której dane dotyczą, chyba że ich dalsze przetwarzanie wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przez Wonderstar s. r. o., każdej osobie, której dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

• Prawo dostępu do danych – uzyskania informacji, czy przetwarzamy dane, oraz dostępu do ich treści, w tym otrzymania kopii danych.
• Prawo do sprostowania danych – żądania poprawienia lub uzupełnienia danych, które są nieprawidłowe lub niekompletne.
• Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – żądania usunięcia danych w przypadkach przewidzianych w RODO, w szczególności gdy dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane, lub gdy zgoda została cofnięta.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania – żądania ograniczenia przetwarzania danych w określonych sytuacjach, np. na czas weryfikacji ich prawidłowości.
• Prawo do sprzeciwu – wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na uzasadnionym interesie administratora, w tym wobec profilowania, a także wobec przetwarzania danych do celów marketingu bezpośredniego.
• Prawo do przenoszenia danych – otrzymania danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przekazania tych danych innemu administratorowi, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany.
• Prawo do cofnięcia zgody – w dowolnym momencie, w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.
• Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – w przypadku uznania, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO, do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W celu realizacji powyższych praw można skontaktować się z nami poprzez formularz dostępny na stronie /contact-us/ lub inne dane kontaktowe wskazane w serwisie. W miarę możliwości prosimy o precyzyjne wskazanie, z którego prawa chcą Państwo skorzystać.

9. Bezpieczeństwo danych

Wonderstar s. r. o. przykłada dużą wagę do bezpieczeństwa informacji powierzanych w związku z organizacją wydarzeń i korzystaniem z serwisu internetowego. W celu ochrony danych osobowych stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, w szczególności:

• stosowanie rozwiązań zapewniających szyfrowanie transmisji danych (np. protokół HTTPS),
• ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do osób upoważnionych i odpowiednio przeszkolonych,
• zawieranie umów powierzenia przetwarzania danych z podmiotami przetwarzającymi, które zapewniają odpowiedni poziom bezpieczeństwa,
• stosowanie zabezpieczeń organizacyjnych, takich jak polityki dostępu, procedury reagowania na incydenty oraz archiwizacja danych zgodnie z wymaganiami prawa,
• regularne monitorowanie infrastruktury technicznej, w zakresie, w jakim jest to konieczne do zapewnienia ciągłości i bezpieczeństwa świadczonych usług.

Pomimo stosowania wysokich standardów bezpieczeństwa, każdy użytkownik powinien pamiętać, że korzystanie z usług online wiąże się z ryzykiem, którego nie można całkowicie wyeliminować. W przypadku zauważenia potencjalnego naruszenia bezpieczeństwa prosimy o niezwłoczny kontakt z administratorem.

10. Korzystanie z plików cookies

Serwis Wonderstar s. r. o. wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania strony, poprawy jakości korzystania z niej przez użytkowników oraz prowadzenia statystyk odwiedzin. Szczegółowe zasady korzystania z plików cookies zostały opisane w odrębnym dokumencie – Polityce cookies dostępnej na stronie /cookie-policy/.

Co do zasady wyróżniamy następujące kategorie plików cookies wykorzystywanych w serwisie:

• cookies niezbędne – umożliwiające prawidłowe funkcjonowanie strony i podstawowych funkcji nawigacyjnych,
• cookies funkcjonalne – ułatwiające korzystanie z serwisu oraz zapamiętywanie wybranych ustawień użytkownika,
• cookies analityczne – służące do tworzenia anonimowych statystyk i analiz dotyczących ruchu w serwisie, co pozwala na ulepszanie treści i struktury strony.

Użytkownik ma możliwość zarządzania ustawieniami plików cookies poprzez odpowiednią konfigurację przeglądarki internetowej oraz za pośrednictwem dedykowanych narzędzi dostępnych w serwisie. Ograniczenie stosowania cookies może jednak wpłynąć na niektóre funkcjonalności strony, w tym formularze kontaktowe na podstronach /contact-us/ oraz /consultation/.

11. Zmiany w polityce prywatności

Wonderstar s. r. o. zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce prywatności, w szczególności w przypadku zmiany obowiązujących przepisów prawa, rozwoju funkcjonalności serwisu lub modyfikacji sposobów świadczenia usług eventowych.

O istotnych zmianach w treści Polityki prywatności będziemy informować poprzez odpowiedni komunikat zamieszczony w serwisie, a w razie potrzeby również poprzez wybrane kanały komunikacji z użytkownikami. W każdym przypadku zastosowanie będzie miała aktualna wersja dokumentu opublikowana na stronie /privacy-policy/.

Na dole strony wskazywana jest data ostatniej aktualizacji Polityki prywatności. Zalecamy regularne zapoznawanie się z jej treścią w celu pozostawania na bieżąco z zasadami przetwarzania danych osobowych w Wonderstar s. r. o.