1. Wprowadzenie
Niniejsza strona zawiera szczegółowy regulamin świadczenia usług przez prestiżową agencję eventową Wonderstar s. r. o., specjalizującą się w organizacji gal, dużych eventów korporacyjnych oraz ekskluzywnych wieczorów integracyjnych i programów rozrywkowych dla klientów biznesowych oraz indywidualnych na terenie Rzeczypospolitej Polskiej.
Regulamin określa w szczególności zasady, na jakich Wonderstar s. r. o. przygotowuje, planuje, koordynuje i realizuje wydarzenia, a także prawa oraz obowiązki zarówno organizatora (Usługodawcy), jak i klienta korzystającego z oferowanych usług.
Akceptacja regulaminu następuje każdorazowo przed zawarciem umowy lub złożeniem zamówienia na organizację wydarzenia i stanowi warunek niezbędny do skorzystania z usług Wonderstar s. r. o.
2. Zakres obowiązywania
Regulamin obowiązuje wszystkich użytkowników korzystających z usług Wonderstar s. r. o., w tym klientów składających zapytania ofertowe, rezerwujących terminy, zawierających umowy na organizację wydarzeń oraz odwiedzających serwis internetowy dostępny pod adresem https://eventavento.com/.
Postanowienia regulaminu mają zastosowanie do wszystkich usług świadczonych przez Wonderstar s. r. o. w związku z organizacją gal, dużych eventów korporacyjnych, ekskluzywnych wieczorów integracyjnych oraz innych wydarzeń opisanych w zakładkach Usługi, Pakiety oraz Portfolio.
Regulamin określa zasady nawiązywania, realizacji i zakończenia współpracy, w tym tryb komunikacji, sposób zawierania umów, procedury reklamacyjne oraz odpowiedzialność stron, o ile odrębna umowa nie stanowi wyraźnie inaczej.
3. Definicje
Dla potrzeb niniejszego regulaminu poniższe terminy oznaczają:
- Usługodawca – Wonderstar s. r. o., profesjonalna agencja eventowa odpowiedzialna za planowanie, organizację i realizację wydarzeń opisanych w serwisie internetowym.
- Klient – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna składająca zapytanie, zamówienie lub zawierająca umowę z Usługodawcą w celu organizacji Wydarzenia.
- Oferta – propozycja świadczenia usług przygotowana przez Usługodawcę na podstawie zapytania Klienta, obejmująca w szczególności opis koncepcji wydarzenia, zakres usług, wstępny harmonogram oraz orientacyjną lub wiążącą wycenę.
- Pakiet – skonfigurowany zestaw usług eventowych przedstawiony przez Usługodawcę, dostępny w szczególności w zakładce Pakiety, który może stanowić podstawę do przygotowania indywidualnej Oferty.
- Wydarzenie – gala, duży event korporacyjny, ekskluzywny wieczór integracyjny, program rozrywkowy lub inne przedsięwzięcie organizowane przez Usługodawcę na rzecz Klienta zgodnie z przyjętą Ofertą lub zawartą umową.
- Zamówienie – oświadczenie woli Klienta, składane w formie pisemnej lub elektronicznej, obejmujące akceptację Oferty lub Pakietu i stanowiące podstawę do zawarcia umowy z Usługodawcą.
- Warunki Realizacji – indywidualnie ustalone z Klientem zasady organizacji Wydarzenia, w szczególności termin, miejsce, zakres usług, wymagania techniczne, liczba uczestników, budżet i odpowiedzialność stron, opisane w Ofertcie lub umowie.
4. Warunki współpracy
Warunki współpracy pomiędzy Klientem a Usługodawcą obejmują w szczególności proces składania zamówień, akceptacji Ofert, obowiązki stron, zasady komunikacji oraz kwestie związane z przygotowaniem i realizacją Wydarzenia.
Proces współpracy z Klientem co do zasady przebiega według następujących etapów:
- przekazanie zapytania przez Klienta, w szczególności za pośrednictwem formularza kontaktowego dostępnego w zakładce Contact Us lub drogą wskazaną na stronie,
- analiza potrzeb Klienta przez Usługodawcę, w tym ustalenie celu Wydarzenia, oczekiwań dotyczących charakteru, liczby uczestników, lokalizacji oraz budżetu,
- przygotowanie Oferty lub rekomendowanego Pakietu, obejmujących koncepcję wydarzenia, zakres usług, wstępny harmonogram oraz warunki finansowe,
- uzgodnienie i doprecyzowanie Warunków Realizacji, w tym wprowadzenie ewentualnych zmian do Oferty,
- akceptacja Oferty przez Klienta i złożenie Zamówienia, co prowadzi do zawarcia umowy z Usługodawcą,
- szczegółowe przygotowanie, koordynacja oraz realizacja Wydarzenia zgodnie z przyjętymi Warunkami Realizacji.
Klient zobowiązany jest do przekazania Usługodawcy pełnych i rzetelnych informacji niezbędnych do organizacji Wydarzenia, w szczególności dotyczących liczby uczestników, charakteru wydarzenia, ewentualnych ograniczeń formalnych, technicznych lub bezpieczeństwa obowiązujących w wybranej lokalizacji.
Usługodawca zobowiązuje się do dołożenia najwyższej staranności przy realizacji Wydarzenia, z uwzględnieniem profesjonalnego charakteru swojej działalności oraz ekskluzywnego, wysokiej jakości charakteru oferowanych usług, dokumentowanych m.in. w sekcji Portfolio oraz Blog.
Strony zobowiązują się do bieżącej, terminowej i rzetelnej komunikacji na każdym etapie współpracy, a wszelkie istotne ustalenia dotyczące zakresu, harmonogramu lub budżetu Wydarzenia powinny być utrwalane w formie pisemnej lub elektronicznej.
5. Warunki płatności i rozliczeń
Wycena usług Wonderstar s. r. o. przygotowywana jest każdorazowo w sposób przejrzysty, adekwatny do zakresu prac oraz poziomu oczekiwanej oprawy wydarzenia, zgodnie z ustalonym Pakietem lub indywidualną Ofertą.
Warunki płatności określane są w Ofercie lub umowie i mogą obejmować w szczególności:
- obowiązek uiszczenia zaliczki lub przedpłaty w ustalonej wysokości przed rozpoczęciem przygotowań do Wydarzenia,
- harmonogram płatności powiązany z kluczowymi etapami realizacji Wydarzenia,
- rozliczenie końcowe po zakończeniu wydarzenia na podstawie wystawionej faktury.
Terminy płatności wskazane na fakturach lub w umowie są dla Klienta wiążące. W przypadku opóźnień w płatnościach Usługodawca uprawniony jest do naliczenia odsetek ustawowych za opóźnienie oraz, po uprzednim wezwaniu, do wstrzymania lub ograniczenia realizacji usług do czasu uregulowania należności.
Zasady zwrotów, w tym zwrotu zaliczek w razie anulowania lub istotnej zmiany zakresu Wydarzenia przez Klienta, określone są w Warunkach Realizacji lub odrębnej umowie, z uwzględnieniem poniesionych przez Usługodawcę kosztów przygotowawczych oraz zobowiązań wobec podwykonawców.
W przypadku anulowania usług przez Klienta na krótko przed terminem Wydarzenia, Usługodawca może zachować całość lub część wpłaconych środków tytułem pokrycia rzeczywistych kosztów oraz utraconych korzyści, w wysokości określonej w umowie.
6. Ochrona danych osobowych
Wonderstar s. r. o. przetwarza dane osobowe Klientów oraz uczestników wydarzeń zgodnie z przepisami obowiązującego prawa, w tym rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), a także zgodnie z zasadami opisanymi w Polityce prywatności.
Dane powierzone Usługodawcy przez Klienta wykorzystywane są wyłącznie w celu przygotowania i realizacji Wydarzenia, obsługi zapytań, przygotowania Ofert, rozliczeń oraz archiwizacji dokumentacji związanej ze współpracą.
Usługodawca zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa przetwarzanych danych, w szczególności poprzez stosowanie środków organizacyjnych i technicznych adekwatnych do ryzyka związanego z charakterem wydarzeń oraz zakresem powierzonych danych.
Klient zobowiązany jest do przekazywania Usługodawcy danych uczestników w sposób zgodny z prawem oraz do poinformowania ich o zakresie powierzenia danych i celu ich przetwarzania. Szczegółowe informacje o prawach osób, których dane dotyczą, zasadach retencji danych oraz odbiorcach danych znajdują się w Polityce prywatności.
7. Odpowiedzialność i reklamacje
Odpowiedzialność Usługodawcy obejmuje należyte przygotowanie i realizację Wydarzenia zgodnie z przyjętą Ofertą, Warunkami Realizacji oraz powszechnie przyjętymi standardami organizacji ekskluzywnych wydarzeń korporacyjnych.
Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia niezależne od niego, w szczególności wynikające z działania siły wyższej, decyzji władz, przerw w dostawie mediów, zdarzeń losowych lub niewywiązywania się z obowiązków przez podmioty, za które nie ponosi odpowiedzialności na podstawie obowiązujących przepisów.
Reklamacje dotyczące jakości lub zakresu zrealizowanych usług powinny być zgłaszane przez Klienta w formie pisemnej lub elektronicznej w możliwie najkrótszym terminie, nie później jednak niż w terminie wskazanym w umowie lub Ofertcie, liczonym od dnia zakończenia Wydarzenia.
Zgłoszenie reklamacyjne powinno zawierać co najmniej:
- oznaczenie Klienta i Wydarzenia,
- opis zastrzeżeń oraz okoliczności faktycznych,
- określenie oczekiwanego sposobu rozpatrzenia reklamacji.
Usługodawca rozpatruje reklamację w rozsądnym terminie, z uwzględnieniem złożoności zgłoszenia, nie później jednak niż w terminie przewidzianym w umowie lub, przy jej braku, w terminie 30 dni od dnia jej otrzymania, informując Klienta o wyniku postępowania reklamacyjnego oraz ewentualnych działaniach naprawczych.
8. Prawo odstąpienia od umowy
Klientom oraz Usługodawcy przysługują określone w przepisach prawa oraz w umowie prawa w zakresie odstąpienia od umowy lub jej wypowiedzenia, z uwzględnieniem charakteru świadczonych usług oraz terminu planowanego Wydarzenia.
Szczegółowe zasady, terminy i konsekwencje odstąpienia od umowy określane są każdorazowo w Warunkach Realizacji lub odrębnej umowie, z uwzględnieniem poniesionych już przez Usługodawcę kosztów, w tym rezerwacji obiektów, usług podwykonawców, zakwaterowania, transportu, oprawy technicznej i artystycznej.
Odstąpienie od umowy lub jej wypowiedzenie powinno nastąpić w formie pisemnej lub elektronicznej, w sposób umożliwiający jednoznaczne ustalenie daty złożenia oświadczenia oraz jego treści.
W przypadkach przewidzianych przepisami prawa konsumenckiego Klient będący konsumentem lub przedsiębiorcą na prawach konsumenta może posiadać szczególne uprawnienia w zakresie odstąpienia od umowy zawartej na odległość. Informacje o tych uprawnieniach przekazywane są Klientowi przed zawarciem umowy.
9. Postanowienia końcowe
Wonderstar s. r. o. zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszym regulaminie w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, rozwoju oferty lub sposobu świadczenia usług. Zmiany obowiązują od chwili ich opublikowania na stronie internetowej https://eventavento.com/, chyba że wyraźnie wskazano inny termin ich wejścia w życie.
Wszelkie spory wynikłe na tle stosowania niniejszego regulaminu lub zawartych umów strony będą w pierwszej kolejności starały się rozwiązać polubownie, w drodze negocjacji. W przypadku braku możliwości osiągnięcia porozumienia, spory poddane zostaną rozstrzygnięciu właściwego sądu powszechnego na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem zastosowanie mają odpowiednie przepisy prawa polskiego, w szczególności przepisy Kodeksu cywilnego oraz inne przepisy regulujące świadczenie usług eventowych i ochronę konsumentów.
Regulamin udostępniany jest nieodpłatnie w formie umożliwiającej jego pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie za pośrednictwem serwisu internetowego, w szczególności z poziomu zakładek Polityka prywatności, Cookie Policy oraz Terms and Conditions.